9 kỹ năng cơ bản mọi nhân sự công sở nên có

9 kỹ năng cơ bản mọi nhân sự công sở nên có

(Baodautu.Vn) Môi trường làm việc đương đại và cạnh tranh cao khiến cho nhà phỏng vấn phải đặt những tiêu chuẩn cao về các kỹ năng cơ bản đối với nhân viên.

Hồ hết các kỹ năng này đều thuộc nhóm kĩ năng mềm, không yêu cầu kiến thức chuyên sâu nhưng đòi hỏi sự tinh tế và kinh nghiệm giải quyết vấn đề. Dưới đây là 9 kỹ năng căn bản cho nhân sự do VietnamWorks tổng hợp:

1. Giao du (Nói và viết)

Bạn không cần phải trò chuyện chuyên nghiệp như một diễn giả, cũng không cần phải viết hay như một nhà văn. Bên cạnh đó, bạn phải nắm vững ngữ pháp và những cấu trúc câu cơ bản.

2. Sử dụng vi tính

Kĩ năng sử dụng vi tính không chỉ gói gọn trong việc sử dụng thạo các phần mềm thông dụng như Word, Excel và Powerpoint. Khả năng tự tìm tòi, học hỏi cách dùng các dụng cụ khác nhau trên máy vi tính cũng rất cấp thiết, bởi công nghệ không ngừng phát triển và đang được tích hợp càng ngày càng sâu vào việc vận hành đơn vị.

3. Dịch vụ khách hàng

đa số công việc hiện tại đều nằm trong ngành dịch vụ. Hiểu giá trị khách hàng là một điều khôn cùng cấp thiết. Nó bao gồm chào khách hàng sao cho đúng cách, nhớ tên họ và trả lời những thắc mắc một cách chu đáo.

4. Sự thấu cảm

Nhiều người thường nhầm lẫn thấu cảm và đồng cảm là một. Trên thực tại, đây là 2 khái niệm hoàn toàn khác nhau. Thấu cảm là một điều rất khó để làm được. Nó là một yếu tố chủ chốt trong ngành dịch vụ, giúp bạn giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp và cả khách hàng.

5. Học hỏi

trở nên một người luôn phấn đấu học hỏi không chỉ dừng lại ở mức khẩu hiệu. Văn phòng hiện tại đòi hỏi bạn phải không ngừng trau dồi các kĩ năng mới. Nhân sự nên hăng hái đón nhận những cái mới, hiện đại hơn.

6. Sự tổ chức

Mỗi người có cả tá thứ cần giải quyết trong cuộc sống của họ. Tất cả chúng ta đều phải tự giác tìm ra một phương pháp xếp đặt, quản lý công việc hợp lý và khoa học.

7. Xử lý vấn đề

Người khác chẳng thể nào xử lý hết mọi việc giúp bạn. Mọi viên chức cần phải có khả năng suy nghĩ phản biện, tìm lý do và tự giải quyết vấn đề của mình. Hãy tích cực chủ động.

8. Nghiên cứu và tổng hợp thông tin

Trong thế giới hiện tại, chúng ta phải tự tìm hiểu, tính toán một số công việc. Cho dù đó là tìm trên trang web đơn vị để khắc phục, sửa sang một vấn đề chúng ta đang gặp phải hoặc hội tụ dữ liệu để xoa dịu những khách hàng khó tính khó nết.

9. Làm việc nhóm

Không cần biết chúng ta là ai, làm nghề gì, chúng ta kiên cố chẳng thể làm một mình. Một viên chức làm việc hiệu quả phải có khả năng hiệp tác cùng người khác, tức là phải giao du tốt với đồng nghiệp, thấu cảm với những vấn đề của họ, và học hỏi từ họ.

Như Loan

Hoạch định nhu cầu   viên chức

Định nghĩa:

Hoạch định nhân lực là quá trình dự báo nhu cầu về nguồn nhân công của một tổ chức để tiến hành các bước tiếp theo nhằm đáp ứng nhu cầu đó. Hoạch định nguồn nhân công là một tiến trình bảo đảm cho tổ chức có đủ số người với những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công tác nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức

Như vậy lập kế hoạch nhân công kéo theo việc dự báo các nhu cầu của tổ chức trong tương lai về nhân lực và cung cấp nhân công để bảo đảm rằng tổ chức sẽ có đủ cán bộ cấp thiết vào các thời điểm cấp thiết để tạo thuận tiện cho đạt mục tiêu của tổ chức .

Hoạch định nhu cầu nhân lực một cách cụ thể bao gồm:
-Xác định cần bao nhiêu người với trình độ lành nghề thích nghi để thực hành các nhiệm vụ hay mục tiêu của tổ chức.
-Xác định lực lượng lao động sẽ làm việc cho tổ chức.
-Tuyển lựa các giải pháp để cân đối cung và cầu nhân công của tổ chức tại thời điểm phù hợp trong ngày mai.

Mục tiêu của hoạch định nguồn nhân lực:
·Tối đa hóa việc sử dụng nguồn nhân công và đảm bảo sự phát triển liên tiếp của nó.
·Đảm bảo có khả năng cần thiết để thực hiện các mục đích của tổ chức
·Kết hợp các hoạt động về nguồn nhân công với các mục đích của tổ chức
·Tăng hiệu suất của tổ chức.

Rõ ràng, hoạch định nguồn nhân lực giúp cho tổ chức xác định rõ khoảng cách giữa ngày nay và định hướng ngày mai về nhu cầu nhân công của tổ chức; chủ động thấy trước được các khó khăn và tìm các biện pháp nhằm đáp ứng nhu cầu nhân công. Đồng thời, hoạch định nguồn nhân công giúp cho tổ chức thấy rõ hơn những hạn chế và thời cơ của nguồn tài sản nhân lực mà tổ chức hiện có. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong hoạch định các chiến lược kinh doanh. Nói khác đi, hoạch định NNL chẳng thể thực hành một cách tách biệt mà phải được kết nối một cách chặt chẽ với chiến lược của doanh nghiệp.

Hoạch định nhân lực thúc đẩy đến các hoạt động khác của   quản lý nguồn nhân lực   được mô tả sau đây:

1.Các thông tin phân tích công tác chỉ ra những nhiệm vụ và những kỹ năng cấp thiết nhằm thực hành các công tác khác nhau. Tổ chức cần tiến hành lập kế hoạch nhân công để dảm bảo rằng có đủ nhân lực với kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt các nhiệm vụ. Như vậy lập kế hoạch nhân công ảnh hưởng chặt chẽ với phân tích công việc.

2.Khi việc lập kế hoạch nhân lực chỉ ra rằng loại nhân công mà tổ chức đang cần không có sẵn , tổ chức có thể quyết định tiến hành thiết kế lại công việc để thay đổi nhiệm vụ đề ra và thay đổi các kỹ năng cho ăn nhập với loại nhân lực mà tổ chức đang có sẵn .

3.Các nguyên tố có hại cho sức khỏe và an toàn lao động trong công tác có thể đưa đến hiện tượng bỏ việc , nghĩa là tác động tới nhu cầu nhân công trong tương lai cho loại công việc này, bởi vậy cần phải bác bỏ các yếu tố có hại .

4.Lập kế hoạch về nhân công chỉ ra những công việc đang có nhu cầu nhân công trong một thời khắc xác định do đó việc tuyển người phải sao cho đảm bảo đúng đề nghị về thời kì.

5.Lập kế hoạch nhân công chỉ ra số lượng người cần chọn trong tổng số người tham gia tuyển chọn.

6.Khi kế hoạch nhân lực chỉ ra những loại nhân công mà tổ chức không có sẵn, tổ chức có thể phải quyết định tiến hành   tập huấn   và đề bạt để phát triển dự trữ nhân công cần trong tương lai. Như vậy lập kế nhân lực gắn chặt với quá trình đào tạo, phát triển nguồn nhân lực.

7.Khi kế hoạch nhân công cho thấy loại nhân lực cần thiết không có sẵn, công ty thường có khuynh hướng đưa ra một thù lao lớn hơn để thu hút nhân công có những kỹ năng mà ta chờ mong từ thị trường nhân công trong nước hay quốc tế.

8.Thành công của các hoạt động về kế hoạch nhân lực có thể giám sát phê duyệt quá trình đánh giá hiệu quả. Tức là qua quá trình kiểm tra hiệu quả có thể khẳng định được kế hoạch nhân lực có đem lại thành công hay không.

2/ Các nhân tố tác động đến nhu cầu nhân công:
Có nhiều yếu tố có thể thúc đẩy đến nhu cầu nhân lực của tổ chức. Ta có thể chia làm các nhóm nhân tố sau đây:

A)Nhóm các yếu tố thuộc về môi trường bên ngoài :
+ Các bước ngoặt của nền kinh tế có thể tương tác tới nhu cầu về nhân lực.
-Trong thời đoạn nền kinh tế phát triển, nhu cầu nhân lực có thể tăng lên.
- Trong giai đoạn nền kinh tế suy thoái, nhu cầu nhân lực có thể giảm.
+ Những đổi thay về chính trị hay luật pháp cũng có thể liên quan tới nhu cầu nhân lực mai sau của một tổ chức.

Những đổi thay về chính trị hay pháp luật có thể tương tác một cách trực tiếp và mạnh mẽ đến tình hình hoạt động kinh doanh của tổ chức và như vậy chắc chắn sẽ tương tác đến nhu cầu nhân công ngày nay và ngày mai của tổ chức.

+ Các thay đổi về kỹ thuật sẽ thúc đẩy mạnh mẽ tới nhu cầu tương lai của một tổ chức về nhân công.
Khi công nghệ được cải tiến, bản tính của công việc trở nên phức tạp hơn, cho nên nhu cầu của tổ chức đối với loại công nhân có kỹ năng đặc biệt sẽ tăng lên. Ngoại giả tổ chức thường phải chống chọi với sự thiếu hụt loại nhân công kỹ thuật cao này do sự chậm chạp trong tập huấn nhân sự quen với kỹ thuật mới. Bởi sự đào tạo thường diễn ra sau và chậm hơn so với sự đổi mới về kỹ thuật và công nghệ.

+ Sức ép của cạnh tranh toàn cầu sẽ tương tác tới nhu cầu tương lai của tổ chức về nhân công .
Giảm quy mô và thiết kế lại công việc là những giải pháp thông thường được sử dụng để giảm giá thành sản phẩm. Những biện pháp này sẽ tương tác đến nhu cầu nhân lực của tổ chức.

B) Các nguyên tố thuộc về môi trường bên trong của tổ chức:

+ Các mục đích kinh doanh chiến lược của tổ chức:
Các mục đích ngắn hạn, dài hạn trong sản xuất kinh doanh, các vấn đề về ngân sách của cơ quan sẽ tác động tới nhu cầu mai sau của tổ chức về nhân công. Điều này cho thấy sự tăng lên của mục đích theo dự đoán sẽ làm tăng nhu cầu nhân lực, trong khi sự suy giảm mục đích kinh doanh sẽ làm giảm nhu cầu nhân lực.

+ Giảm quy mô và thiết kế lại công việc để đối phó với áp lực cạnh tranh sẽ làm giảm nhu cầu nhân lực

+ Ap dụmg kỹ thuật mới, công nghệ mới là xu hướng thế tất của sự phát triển và điều này đưa đến những thay đổi trong cơ cấu lao động và số lượng lao động .

Những nhu cầu nhân lực chất lượng cao sẽ tăng lên và tổng số cần lao có thể sẽ giảm đi. Yếu tố kỹ thuật và công nghệ vừa mang tính bên ngoài lẫn bên trong của tổ chức.

+ Nhu cầu mai sau của tổ chức về nhân công sẽ đổi thay khi sản phẩm và dịch vụ hướng về chu kỳ tồn tại của sản phẩm.

Ví dụ sản phẩm trong chu kỳ phát triển hay bão hòa nhu cầu nhân công sẽ tăng lên , trái lại khi sản phẩm trong thời đoạn suy thoái nhu cầu về nhân lực sẽ suy giảm .

+ Sự độc lập hay hợp tác với các tổ chức khác cũng có thể thay đổi nhu cầu nhân lực.
+ Sự thay đổi về lực lượng lao động của tổ chức:
- Sự đổi thay lao động như nghỉ hưu, từ chức, chấm dứt hợp đồng, bỏ việc, thuyên chuyển … là những thay đổi sẽ tương tác tới nhu cầu mai sau về nhân lực của tổ chức
- Những thay đổi về chất lượng lao động như tính năng động, tinh thần nghĩa vụ, trình độ thuần thục về kỹ thuật …
- Các nhân tố khác rất khó dự báo như: sự vắng mặt, chết … đây là các yếu tố mà các nhà quản lý rất khó tiên liệu trước.

Khái quát các nhân tố thúc đẩy đến nhu cầu nhân công của tổ chức thúc đẩy đến:
-  Khả năng mở rộng sinh sản kinh doanh hay dịch vụ của doanh nghiệp.
-  Khả năng phát triển thị trường mới- mở ra những cơ sở mới.
-  Việc nâng cao chất lượng sản phẩm hay chất lượng dịch vụ.
-  Sự đổi thay và áp dụng công nghệ kỹ thuật mới.
-  Thiết kế lại công việc và tổ chức lại bộ máy. - Khả năng tài chính của công ty.
-  Sự thay đổi về chất lượng và tư cách của nhân sự. - Tỉ lệ thuyên chuyển và thay thế dự kiến.

3/ Các cách thức dự báo nhu cầu nhân công:

Dự báo nhu cầu ngày mai về nhân công của một tổ chức là sự mô tả rõ ràng những thay đổi của các nguyên tố tương tác tới nhu cầu nhân công dưới hình thức các nhu cầu được dự báo trước. Dự báo nhu cầu trước mắt, trong tương lai gần, và trong mai sau xa.

Đương nhiên các dự báo dài hạn sẽ khó khăn hơn do khó dự báo các nhân tố liên quan và chừng độ liên quan của nó. Cho nên các dự báo dài hạn thì các mục tiêu thường chung chung hơn. Các dự báo ngắn hạn thì các mục đích cần phải cụ thể hơn. Việc xác định kế hoạch mục đích dài hạn cần phải được cụ thể hóa bằng các kế hoạch ngắn hạn.

A) cách thức dự báo ngắn hạn: bao gồm việc phác họa hiện trạng nhân lực của tổ chức và cách thức phân tích truyền thống.

+ Phác họa hiện trạng nhân lực của tổ chức: Phải giảsử rằng nguồn và thành phần nhân công hiện tại của tổ chức là hoàn hảo cho nhu cầu ngày mai gần. Nhu cầu độc nhất vô nhị là thay thế những người đi khỏi tổ chức hoặc chuyển di ngay trong tổ chức. Ví dụ: những người sẽ về hưu, đi học , chuyển sang bộ phận khác …

+ Cách thức phân tách truyền thống: bao gồm các cách thức sau

- Phương pháp phân tích thiên hướng: Đây là phương pháp mang tính định hướng. Nó dựa vào thiên hướng phát triển trong mai sau. Phương pháp này người ta lập một danh mục biểu lộ tình hình kinh doanh hiện tại, sau đó người ta tiên lượng những đổi thay về nhu cầu nhân lực dựa trên những đổi thay được dự đoán trước trong kinh doanh.

Cách thức này được sử dụng trong một môi trường kinh doanh tương đối ổn định.

Hạn chế của phương pháp này là ít chuẩn xác. Vì nó chỉ dựa vào yếu tố thời kì và xu hướng phát triển chung cũng như phải giả thiết mối quan hệ cũ có thể vận dụng được cho ngày mai.

- Phương pháp phân tích hệ số: bản tính cách thức này là xác định nhu cầu nhân viên dựa vào khối lượng, quy mô sinh sản – kinh doanh , dịch vụ và năng suất của một nhân viên.

Phương pháp này cũng có hạn chế: ít xác thực vì nó tùy thuộc rất lớn vào dự báo khối lượng sinh sản – kinh doanh và được xây dựng trong giả định hiệu suất của một nhân sự không thay đổi trong mai sau.

- Dự báo doanh nghiệp: Các quản trị gia cấp thấp phân tách tình hình của doanh nghiệp mình sau đó dự báo nhu cầu nhân công cho bộ phận mình . Dự báo công ty sau đó được tập hợp lại để xác định dự báo toàn thể về nhân công của tổ chức. Dự báo công ty là kỹ thuật dự báo ngược vì công việc dự báo được làm từ cấp thấp sau đó được các cấp quản trị bên trên tụ hội lại.

- Kỹ thuật Delphi: (Còn gọi là cách thức chuyên gia): phương pháp này người ta sử dụng các nhà quản lý cấp trên và các chuyên gia trong lĩnh vực dự báo này để đàm đạo lặp đi lặp lại cho đến khi đạt được sự hợp nhất. Kỹ thuật Delphi là kỹ thuật dự báo "từ trên xuống” vì việc dự báo được thực hiện từ cấp lãnh đạo rồi lệnh xuống cấp dưới.

Phương pháp này đóng vai trò quan yếu trong dự báo nhu cầu nhân công. Vì rằng tất cả các cách thức trên cho dù có áp dụng khoa học – kỹ thuật cao đến đâu chăng nữa thì vẫn không thể lường hết những biến đổi trong ngày mai, bởi vậy bằng óc phán đoán của mình các nhà quản trị phân tích tác động của yếu tố môi trường đến hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức và họ sẽ quyết định nhu cầu nhân công.

B)Các phương pháp dự báo dài hạn và trung hạn: bao gồm phân tách toàn cảnh và dựa vào máy tính.
+ Phân tích toàn cảnh: là việc phân tích những tình cảnh khác nhau cho phép các nhà lập kế hoạch kiểm tra nhiều nguyên tố tác động thúc đẩy lẫn nhau (thí dụ như các bước ngoặt kinh tế, sự xuất hiện các nhà cạnh tranh mới trên thị trường, những thay đổi về công nghệ … ). Những tác động của sự đổi thay đó được gắn với những mục đích mà tổ chức theo đuổi trong tương lai sẽ được các nhà hoạch định cân nhắc để quyết định. Việc dự báo các nhu cầu nhân công mai sau của tổ chức có thể thực hành cho mỗi tình cảnh khác nhau. Trong thời điểm cụ thể các nhà hoạch định cũng cần phải đưa ra các dự báo ngắn hạn cụ thể. Tức là các hoạch định dài hạn cũng cần phải được cụ thể hóa bằng các kế hoạch ngắn hạn. Dự báo dài hạn kiên cố có độ chênh lớn hơn so với các dự báo ngắn hạn. Dù sao, lợi thế của phân tách toàn cảnh là ở chỗ phương pháp đó có khả năng cung cấp một cách mau chóng những kế hoạch ăn nhập nếu phương án đã được chọn chẳng thể đưa vào thực tại.

+ Mô phỏng bằng máy tính: là một trong những phương pháp đương đại để dự báo nhân công tương lai của tổ chức . Mô phỏng bằng máy tính làsự diễn đạt bằng toán học quá trình và chính sách chính của tổ chức cũng như những diễn biến nhân lực trong tổ chức. Sự mô phỏng bằng máy tính chóng vánh giúp ta đưa ra các kế hoạch nhân lực trong một môi trường biến đổi. Bằng sự đổi thay các thông số trong chương trình máy tính có thể đơn giản tính đến những thay đổi trong các quyết định của tổ chức. Vấn đề ở chỗ ở những thời khắc nào đó các nhà QL phải quyết định tuyển lựa các nguyên tố hay điều kiện nào được coi là dễ xảy ra nhất để thực hành được những dự báo ngắn hạn và cụ thể hơn về nhân lực .

TIẾN TRÌNH LẬP KẾ HOẠNH

Khi dự báo nhu cầu nhân công các nhà hoạch định phải xác định các phương hướng chiến lược và khả năng thực hiện các mục đích chiến lược ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của doanh nghiệp. Hoạch định chiến lược nguồn nhân lực là quá trình liên kết những nỗ lực của kế hoạch nhân công với định hướng chiến lược của doanh nghiệp.

Xác định các phương hướng chiến lược:
·Các mục tiêu phát triển
·Mức thu nhập và lợi tức dự báo
·Quy mô mong muốn của tổ chức
·Mục tiêu xác nhận của tổ chức
·Mục tiêu về chất lượng sản phẩm và dịch vụ
Thực hiện các mục đích chiến lược :
·Cần phải thỏa mãn các mục đích nào?
·Các chức năng hiện tại sẽ phát triển như thế nào?
·Sẽ cần các loại năng lực gì?
·Cần bao nhiêu người để thực hiện công việc?
·Vào lúc nào và mất bao nhiêu thời kì?
·Công tác là bán thời kì hay toàn phần?
·Trong số viên chức hiện nay, có những nhân sự nào có khả năng thực hiện được công tác này?
·Với sự bồi dưỡng tập huấn liệu nhân sự có khả năng thực hành được công việc này không?

Dự báo về mức độ khả dụng của nguồn nhân công :
·Phân tích mức độ khả dụng của số nhân sự bây giờ
·Xác định viên chức có khả năng đáp ứng những nhu cầu sau một đợt tẩm bổ tu nghiệp (hoặc không bổ dưỡng)
·Nắm bắt những năng lực và kỹ năng của tất cả các viên chức hiện có :
- Kinh nghiệm nghề nghiệp
- Hiệu quả
- Đào tạo và trình độ nghiệp vụ
- Lĩnh vực chuyên môn nắm vững
- Mối quan hoài, khao khát và ước vọng nghề nghiệp của viên chức

Mục tiêu của lập kế hoạch nghề nghiệp:
ONâng cao hiệu quả nguồn nhân công (có đủ số lượng với trình độ kỹ thuật cấp thiết vào đúng lúc).
OGiảm sự chênh lệch về lượng.
OGiảm sự chênh lệch về chất.

Chênh lệch về lượng là khi xảy ra tình trạng thiếu hoặc thừa nhân công. Thiếu nhân công là tình trạng số chỗ làm trong doanh nghiệp nhiều hơn số người có năng lực để thực hiện chức danh. Thừa nhân công là số người có trình độ nghiệp vụ cao hơn nhiều so với số chỗ làm cần thỏa mãn.

Chênh lệch về chất là tình trạng không có đủ số viên chức có năng lực và kỹ năng cấp thiết để thực hành các chức danh cần tuyển hoặc nhân viên có trình độ nghiệp vụ quá cao so với các chức danh cần bổ nhiệm.

P5media.Vn